Orice companie care vinde pe credit comercial știe că nu vânzarea este adevărata provocare, ci încasarea. În lipsa unei monitorizări atente a facturilor emise, cele mai profitabile vânzări pot deveni rapid un pericol pentru cashflow și pentru întreaga activitate a firmei.
Recuperarea de creanțe nu începe după 90 de zile de întârziere – ea începe în momentul emiterii facturii. Iar lipsa unui sistem de urmărire riguroasă a termenelor de plată transformă clienții buni în „restanțieri de profesie”.
De ce se ignoră monitorizarea încasărilor?
Lipsa de reacție la întârzierile de plată este cauzată de mai mulți factori:
- 🔄 Compania este prea concentrată pe vânzări și presupune că încasarea este „automat garantată”
- ⏳ Nu există personal dedicat sau timp pentru urmărirea soldurilor restante
- 🧾 Lipsa unui sistem informatic care să alerteze despre facturile scadente
- 💼 Nu există o cultură organizațională care să pună disciplina financiară pe primul plan
Aceste condiții generează o inertie periculoasă: facturile sunt emise, dar rămân neîncasate zile, săptămâni sau luni întregi. Iar când compania își dă seama că are o problemă, e deja prea târziu.
Consecințele lipsei de monitorizare în recuperarea de creanțe
O companie care nu are un sistem de urmărire a facturilor riscă:
- ❗ Ca clienții să întârzie plățile fără nicio repercusiune
- 📉 Ca timpul dintre scadență și prima reacție să fie prea mare
- 🧾 Să adune facturi vechi greu de recuperat, cu șanse minime de încasare
- ❌ Să ia decizii greșite pe baza unei imagini false a lichidităților disponibile
- 🚫 Să piardă oportunități de afaceri din lipsa de cash, deși „pe hârtie” are sume mari de încasat
Cum construiești o strategie eficientă de monitorizare a creanțelor
Implementarea unui sistem eficient de urmărire a încasărilor nu este complicată, dar cere disciplină și constanță. Iată pașii esențiali:
1. Un sistem centralizat și clar de evidență
Poți folosi:
- un soft ERP
- un CRM
- sau chiar un fișier Excel bine structurat
Acesta trebuie să conțină:
- numărul facturii
- numele clientului
- valoarea
- data scadenței
- statusul încasării
- acțiunile deja întreprinse
2. O persoană sau echipă responsabilă
Trebuie să existe clar o persoană desemnată pentru monitorizarea zilnică a încasărilor, nu o responsabilitate difuză în echipă.
3. Calendar de acțiuni automate și intervenții umane
Un exemplu de calendar eficient ar putea fi:
- Cu 3 zile înainte de scadență: reminder prietenos
- La 1 zi după scadență: email de avertizare
- La 5 zile: apel telefonic
- La 10 zile: notificare oficială
- La 30 de zile: trimitere la departamentul juridic sau recuperator
4. Raportare periodică către management
Este esențial ca echipa de conducere să primească rapoarte clare (săptămânal sau bilunar) cu:
- totalul sumelor restante
- clienții cu întârzieri semnificative
- evoluția soldurilor în timp
5. Politici stricte de acordare și suspendare a creditului
Fără politici clare, firmele ajung să livreze produse sau servicii către clienți care nu au plătit nici datoriile vechi. Soluția: stop livrări până la achitarea restanțelor.
Exemplu practic
Să presupunem că o companie are 50 de clienți activi și emite peste 100 de facturi lunar. Fără o persoană care să urmărească constant scadențele, se pot acumula rapid zeci de facturi vechi, de 60–90 zile. Când firma conștientizează problema, deja clienții s-au „obișnuit” cu întârzierea și procesul de recuperare devine anevoios, costisitor și consumator de timp.
Concluzie: încasarea este un proces activ, nu pasiv
Oricât de bune sunt vânzările, dacă nu încasezi la timp, compania ta nu poate crește. Furnizorii nu pot fi plătiți, investițiile se amână, iar imaginea firmei are de suferit.
Un business sănătos nu este cel care vinde mult, ci cel care încasează bine. Iar recuperarea de creanțe începe cu monitorizarea zilnică a ceea ce ai de încasat.
📘 Vrei să înveți cum să aplici aceste principii în compania ta?
Acest articol face parte din cursul gratuit:
🎓 „Recuperare de creanțe – de la haos la control”
🔗 Disponibil pe: www.cursrecuperare.ro
Acolo găsești modele de politici, template-uri de notificări, studii de caz și video-uri explicative pentru fiecare etapă din proces.
