In acest articol voi arata importanta si rolul politicilor si procedurilor interne a unei companii in procesul de recuperare a creantelor si in prevenirea neincasarii creantelor. Acestea-politicile si procedurile- reprezinta legatura strategica dintre viziunea proprietarilor afacerii si activitatea de zi cu zi a companiei.
Politicile si procedurile bine elaborate si clar exprimate permit angajatilor sa inteleaga clar rolurile , obligatiile si responsabilitatile lor. Practic, ele permit angajatilor sa execute activitatile de zi cu zi fara interventia constanta a managementului, iar aceasta duce la reducerea cheltuielilor operationale, ceea ce, in final, contribuie la profitabilitatea afacerii. Politicile reprezinta un set de principii care guverneaza modul in care afacerea . va actiona in diverse situatii. Iata cateva dintre politicile care vor trebui sa fie stabilite pentru a gestiona eficient situatiile in caz de neivasare a facturilo:r
-Politica de credit pentru clienti
-Politica privind termenii comerciali (politica de tranzactionare)
-Politica de gestionare a debitorilor in si evidenta lor
Politica privind solutionarea plangerilorPentru a va ajuta sa pregatiti politicile si procedurile adecvate, voi posta articole separate care vor include si un model pe care il puteti folosi ca ghid pentru a crea politici specifice operatiunilor afacerii dvs.
Politica privind conditiile comerciale
Politica privind conditiile comerciale este un aspect esential in gestionarea creantelor si este important sa fie clara si transparenta pentru clientii dumneavoastra. Aceasta politica se refera la termenii pe care ii oferiti clientilor dumneavoastra, nu la conditiile privind pretul si plata, care sunt diferite si sunt asociate cu bunurile si serviciile oferite. De multe ori, documentele cu conditiile generale de vanzare contin si termenii tranzactiei, dar putini clienti le citesc, deoarece sunt adesea lungi si detaliate.
Politica Comerciala este asemanatoare unui “traseu pe o harta” ce conduce la dezvoltarea companiei intr-o maniera mult mai predictibila, din perspective variate, timp si ofera un raspuns si urmatoarelor intrebari:
•Unde?
•In cat timp?
•Ce produse si/sau servicii, in ce cantitate si la ce pret?
•Cum pun produsele si serviciile pe “raft”?
•Cu cine? etc
Pentru a va asigura ca clientii dumneavoastra sunt constienti de conditiile vanzarii si sa plateasca pana la data scadentei, trebuie sa separati pe elemente politica companiei si sa explicati fiecare conditie.
O conditie de vanzare pot fi numarul de zile de credit pe care sunteti dispus sa-i oferiti clientului sau puteti solicita plata la finalizarea lucrarii, sau poate doriti plati anticipate pe parcursul desfasurarii lucrarii. Trebuie sa decideti si ce se va intampla daca platile nu sunt primite pana la data scadentei, iar acest lucru va face parte din strategia dumneavoastra de colectare a datoriilor si a facturilor restante. De asemenea, este important sa stabiliti momentul si modul in care clientii vor fi informati cu privire la termenii vanzarii, cand se considera acceptate conditiile tranzactiei.
Un alt aspect important este sa va asigurati ca detaliile de plata sunt trecute pe facturile dumneavoastra cu caractere suficient de mari pentru a nu fi trecute cu vederea. Facilitati procesul de plata pentru clienti prin afisarea clara a informatiilor de plata. In afara de a scrie o politica referitoare la numarul de zile de credit oferite, trebuie sa prezentati cu claritate termenii afacerii, deoarece aceasta reprezinta una dintre partile importante ale gestionarii registrelor/evidentelor datornicilor. Exista o fereastra de oportunitate in momentul vanzarii, cand clientul este interesat sa cumpere, in care puteti comunica termenii de schimb si sa ajungeti la un acord.Daca clientul nu inetelege care sunt termenii vanzarii s-ar putea sa se simta inselat. Daca oferiti o garantie de 60 de zile pentru un produs dar clientul se astepta sa aibe o garantie de 12 luni mai devreme sau mai tarziu vor fi probleme in achitarea facturii. Si este oarecum normal sa fie asa.
Sa presupunem ca ati facut o oferta pentru o lucrare cu livrare unica si doriti sa fiti platit la finalizarea lucrarii. Este esential sa exprimati clar acest aspect pentru ca clientul sa inteleaga ca sunteti serios in ceea ce priveste creditul acordat. Trebuie sa-i comunicati faptul ca oferiti credit pana la finalizarea lucrarii si ca deja ati suportat cheltuieli pana la acest punct, astfel ca nu doriti sa mai aveti costuri suplimentare. Negocierea in avans este o parte importanta a succesului in gestionarea tuturor creantelor. Daca nu cereti plata sau nu negociati in prealabil, s-ar putea sa nu primiti banii si sa fiti nevoiti ulterior sa va implicati in activitati de colectare a datoriilor.
Pentru a face mai usoara negocierea cu clientii, va recomand o metoda de abordare a acestui proces in doua parti.
In primul rand, comunicati pretul si obtineti un acord cu privire la acesta. Apoi, comunicati termenii de schimb, precum plata la finalizarea lucrarii, si intrebati daca clientul este de acord cu acesti termeni. Si mai intrebati daca clientul isi permite sa achizitioneze serviciul sau produsul Dumneavoastra . Eu o fac de fiecare data. Nimeni nu a zis nu pana acum. Motivul pentru care recomand aceasta metoda de a separa cele doua aspecte ( pretul si modul de plata ) este ca din comportamentul clientului veti stii daca are o problema cu pretul sau cu modalitatea de plata. Daca ezita la pret, puteti re-negocia, iar daca are probleme cu termenii de plata, aveti optiunea sa renuntati la afacere daca considerati ca nu veti fi platit. Nu are sens sa incheiati o vanzare daca nu primiti plata pentru ea.
Este important sa exprimati in mod clar in politica dumneavoastra de afaceri, ce veti face in diferite circumstante. De exemplu, puteti oferi credit pentru o perioada de sapte zile sau puteti solicita un avans intr-un anumit moment sau plati in avans in timpul desfasurarii lucrarii, iar aceasta va fi o regula pentru politica dumneavoastra de tranzactionare. In mod ideal, ar trebui sa transcrieti acordul cu clientii in scris sau prin e-mail inainte de a incepe serviciul sau lucrarea. Nici o vanzare cu plata la termen fara contract!!!!!! Daca lucrati pe teren, puteti avea un carnet de facturi unde sa scrieti intelegerea si sa obtineti semnatura clientilor, oferindu-le o copie. Sau contracte simplificate pretiparite.
Azi lucrurile sunt mai simple. Exista printere mobile care incap intr-o geanta cantaresc 300 g si se pot imprima pe loc contractele.
Multi oameni de afaceri nu comunica deloc termenii comerciali sau comunica doar pretul fara sa mentioneze modalitatea si momentul facturarii sau cand doresc sa fie platiti.
Am intalnit in domeniul constructiilor ca plata sa fie declarata scadenta dupa momentul receptionarii lucrarilor. Insa nu a fost stipulat cand ,la ce data trebuie sa semneze beneficiarul procesul verbal de receptie si in ce termen poate ridica reclamatii cu privire la calitatea lucrarilor. Am intalnit cazuri in care de doi ani asteapta constructorul ca o primarie sa receptioneze lucrarile. ( Exista procedura legala pentru solutionarea acestor chestiuni dar dureaza mult si multi nu cunosc asta?